Засади використання автоматизованої системи документообігу суду

    ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                                              Рішенням зборів суддів

                                                                                                                                                Погребищенського районного суду

                                                                                                                                                Вінницької області

                                                                                                                                        від 27.03.2025 №1          

ЗАСАДИ

використання автоматизованої системи документообігу в

Погребищенському районному суді  Вінницької області

1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Погребищенському районному суді Вінницької області (далі – Засади) визначають правила застосування Положення про автоматизовану систему документообігу суду.
2. Ці Засади розроблено відповідно до вимог Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 року № 39 та інших нормативно-правових актів
3. Засади враховують можливість здійснення суддями функцій з відправлення правосуддя з урахуванням штатної чисельності суддів, наявної у суді кількості залів судових засідань, раціонального використання робочого часу як з метою належної підготовки суддів до розгляду справ, так і з метою виконання повноважень, що безпосередньо не пов'язані з відправленням правосуддя (проведення узагальнень судової практики, надання методичної допомоги, здійснення адміністративних повноважень тощо).
4. Інші питання, що стосуються здійснення автоматичного розподілу справ та функціонування автоматизованої системи документообігу, що прямо не врегульовані цими Засадами, регулюються Положенням про автоматизовану систему документообігу суду - далі Положення, наказами керівника апарату суду про визначення функціональних обов'язків та прав користувачів автоматизованої системи документообігу суду.
5. Розподіл справ, які відповідно до законодавства підлягають розгляду у вихідні дні, здійснюється згідно з графіком чергувань суддів, затвердженого наказом голови суду, одразу після реєстрації відповідної судової справи. У разі відсутності чергового слідчого судді (відпустка, тимчасова непрацездатність, відрядження, навчання) розподіл справ, які підлягають розгляду у вихідні дні, здійснюється наступним слідчим суддею, визначеного графіком чергування суддів, затвердженого наказом голови суду, з урахування п.14 або п.18 цих Засад в частині нерозподілення щодо конкретного судді судових справ.
6. Після реєстрації  справи  в КП «Д-3»  здійснюється її  автоматизований розподіл  та передача головуючому судді.
7. Розподіл справ  у суді  здійснюється в день їх реєстрації на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, відповідальними працівниками суду за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.
8. Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.
9. Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді.Справи, що підлягають негайному розгляду, передаються невідкладно.
10. У суді застосовується :

- автоматизований розподіл судових справ одразу після реєстрації відповідної судової справи;

- розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

- визначення складу  суду з метою заміни судді (суддів);

- повторний автоматизований розподіл судових справ.

11. Табель обліку робочого часу в автоматизованій системі документообігу суду заповнює консультант суду по роботі з персоналом перед проведенням автоматизованого розподілу судових справ, зокрема:

 - відмітка у табелі про причини тимчасової відсутності судді «відпустка», «відрядження» проводиться на підставі наказу голови суду про відрядження чи надання відпустки судді.

- відмітка «нарадча кімната» та зняття цієї відмітки проводиться за резолюцією керівника апарату суду на підставі доповідної записки секретаря судових засідань про початок та закінчення строку перебування судді (суддів) у нарадчій кімнаті, поданої відповідно до п.14 Засад. У разі необхідності до заяви може бути долучено копію журналу судового засідання про початок та закінчення строку перебування судді (суддів) у нарадчій кімнаті;

- відмітка «Тимчасова непрацездатність» проводиться в перший день непрацездатності на підставі усного повідомлення судді   консультанту суду по роботі з персоналом, про його непрацездатність, підтвердженого в подальшому належно оформленим листком непрацездатності.

12. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь в розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.
13. Коефіцієнт форми участі судді в розгляді судової справи:

- суддя/головуючий - 1;

-  учасник колегії - 0,5.   

14. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

- за два місяці до закінчення повноважень судді;

- за чотирнадцять календарних днів, до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

- за один робочий день, до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

- за три робочих дні, до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

- у період відпустки судді;

- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

- під час тимчасової непрацездатності судді;

- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя, в разі обрання судді касаційного суду до складу Великої Палати - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;

- у разі перебування судді у нарадчій кімнаті понад один робочий день.

15. Кримінальні провадження відносно обвинувачення неповнолітніх осіб розподіляються автоматизованою системою між суддями, котрі визначені зборами суддівПогребищенського районного суду Вінницької області для розгляду таких справ.

16. Визначення присяжних відбувається відповідно до вимог п. 2.5 Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

У разі коли присяжний, який визначений КП «Д-3» для участі в конкретній справі, увільнений від виконання обов’язків присяжного на підставі наказу голови суду, секретар судового засідання подає таку справу до канцелярії суду для заміни присяжного. Підставою для заміни є наказ голови суду про увільнення присяжного.

17. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді  передаються:

- клопотання (подання, скарги), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР), з урахуванням п.18 Засад;

-  судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи.

- заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

 - заяви про перегляд заочного рішення;

 - заяви та клопотання з процесуальних питань, пов'язаних із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;

 - клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;

- матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

 - судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

- справи про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання;

- зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження;

- заяви про скасування заходів процесуального примусу, застосованих у межах відповідної судової справи;

- заяви про відновлення втраченого судового провадження;

- заяви про забезпечення позову, доказів.

Позовна заява, якій передувала заява про забезпечення позову(доказів), подана протягом десяти днів з дня постановлення ухвали про забезпечення позову (доказів) судом, передається раніше визначеному у судовій справі, при розподілі заяви про забезпечення позову (доказів), головуючому судді.

Позовна заява, якій передувала заява про забезпечення позову(доказів), у разі її надходження того ж дня або відсутності судового рішення, постановленого судом за заявою про забезпечення позову (доказів) судом, передається раніше визначеному у судовій справі, при розподілі заяви про забезпечення позову (доказів), головуючому судді.

Позовна заява, якій передувала заява про забезпечення позову (доказів), подана після постановлення судом ухвали про відмову у забезпеченні позову (доказів), підлягає автоматизованому розподілу судових справ у день її реєстрації, порядок якого визначений пунктом 8 цих Засад.

18. Клопотання (подання, скарги), які надійшли в межах одного кримінального провадження ( за номером ЄРДР) не передаються раніше визначеному слідчому судді за три дні до початку відпустки або відрядження (п’ять та більше днів), а також за один день у разі відпустки або відрядження (менше п’яти днів) та у період відсутності слідчого судді. У цих випадках такі клопотання та скарги підлягають автоматизованому розподілу на загальних підставах. В подальшому, коли відпали вказані вище обставини, передача даних справ здійснюється слідчому судді, який був визначений АСДС першим.

19. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, при автоматизованому розподілі даних судових справ автоматизованою системою визначається головуючий суддя та склад колегії суддів, з урахуванням пункту 14 цих Засад.

20. Повторний автоматизований розподіл судових справ здійснюється за письмовим розпорядженням керівника апарату суду у випадках:

- виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи при розподілі справи чи неврахування працівниками апарату суду при розподілі справи положень щодо недопустимості розподілу справ судді у випадках, визначених Положенням та цими Засадами (у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розподілі та розгляді судових справ);

- недопустимості повторної участі судді в розгляді судової справи. Якщо вказані обставини встановлено до моменту отримання справи суддею, повторний автоматичний розподіл проводиться на підставі обґрунтованого пояснення відповідальної особи; у разі встановлення таких обставин після отримання справи суддею - на підставі ухвали суду про задоволення самовідводу/відводу судді;

- припинення повноважень судді або настання інших обставин, за яких суддя не може продовжувати розгляд справи.

21. Невирішені судові справи за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи, передаються для повторного автоматизованого розподілу виключно у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках, не може продовжувати розгляд справи. Якщо суд розглядав справу колегіально, то повторний автоматизований розподіл відбувається для визначення судді (суддів) з метою заміни судді або суддів, що вибули.
22. У суді до автоматизованої системи вносяться відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень:

- у разі ухвалення судового рішення, яке не може бути оскаржене, не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту відповідного судового рішення. У разі прийняття рішення за наслідками розгляду у письмовому провадженні – не пізніше наступного робочого дня після набрання судовим рішенням законної сили;

 - у разі закінчення строку для подання апеляційної скарги, якщо таку скаргу не було подано.

23. 23. Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п'ять робочих днів, відповідно до Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов'язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

Електронні примірники зазначених актів вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин.

24. 24. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у пункті 23 цих Засад обставин.
25. У разі настання обставин, визначених у пункті 23 цих Засад, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання) здійснюється керівником апарату суду згідно черговості за списком суддів, складеним в алфавітному порядку з урахуванням даних табеля обліку робочого часу суддів та п.2.3.13 Положення.
26. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у пункті 23 цих Засад, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.
27. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду затверджуються рішенням зборів суддів та вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.
28. 28. У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, збори суддів новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.