Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
ДОВІДКА
за результатами перевірки стану ведення діловодства
в Погребищенському районному суді Вінницької області в 2020 році
Відповідно до п. 9 розділу І Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами) 09 грудня 2020 року було здійснено перевірку організації роботи Погребищенського районного суду Вінницької області.
Перевірка стану організації роботи Погребищенського районного суду Вінницької області включала наступні питання:
- загальні питання ведення судового діловодства;
- порядок реєстрації та обліку вхідних документів відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами);
- порядок створення справ в КП «Д-З», достовірність та повнота реєстрації та переміщень документів засобами КП «Д-З»;
- ведення номенклатурних справ працівниками канцелярій суду;
- правильність та своєчасність відправки судових рішень до ЄДРСР, проставляння дати набрання законної сили судовими рішеннями, направленими до ЄДРСР;
- своєчасність передачі судових справ до канцелярій суду після розгляду:
- стан ведення діловодства в архіві суду
Загальні питання ведення судового діловодства
Діловодство Погребищенського районного суду Вінницької області області ведеться державною мовою. Організацію діловодства в суді та контроль за додержанням установлених правил роботи з документами забезпечує керівник апарату суду Павлюк Леся Іванівна, яка забезпечує також організацію роботи працівників апарату суду, їх взаємодію у виконанні завдань, покладених на апарат, щодо організаційного забезпечення діяльності місцевого суду.
В своїй роботі працівники Погребищенського районного суду Вінницької області керуються Інструкцією з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженою наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами), Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженим рішенням Ради суддів України від Рішення Ради суддів України від 26.11.2010 року № 30 (зі змінами).
Журнали, які передбачені Інструкцією ведуться належним чином, прошиті пронумеровані та скріплені гербовою печаткою та підписом голови суду.
Плани роботи суду складаються на півріччя та рік. Вони містять відомості про характер заходів, їх виконавців, строки виконання та відмітку про виконання. В січні 2020 року головою суду затверджений Плани роботи Погребищенського районного суду Вінницької області на І півріччя 2020 року. Є відмітки про виконання. В червні 2020 року головою суду затверджений План роботи Погребищенського районного суду Вінницької області на ІІ півріччя 2020 року. Відмітки проставляються по мірі виконання поставлених завдань згідно дати виконання.
При вивченні встановлено, що планами роботи передбачаються заходи, спрямовані на організаційне забезпечення діяльності суду, перевірки роботи окремих підрозділів суду, вивчення, аналізи та узагальнення судової практики, вони є обґрунтованими, відображають роботу суду з різних напрямків – організаційну, аналітичну, кадрову, проведення семінарів та навчань працівників апарату, інше.
Виконавцями чітко дотримуються строки проведення запланованих заходів, щодо кожного заходу в наряді міститься відповідний документ про його проведення - аналізи, письмові довідки, акти перевірок.
В суді на постійній основі проводяться навчання, доповіді за кожною темою.
Проводяться наради (збори) з працівниками апарату суду. Станом на 09.12.2020 проведено 21 нараду. Проведення оперативних нарад оформлюються протоколами (номенклатурна справа № 01-14).
В суді ведеться Номенклатура справ суду, затверджена 02.12.2019 головою суду, відповідає вимогам Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, зареєстрованого у міністерстві юстиції України 17.04.2012 року за № 571/20884 та Переліку судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженого Наказом Державної судової адміністрації України 07.12.2017 за № 1087.
Ведеться робота зі зверненнями громадян та інформаційними запитами (розділ 2 номенклатури справ суду). Керівником апарату суду Павлюк Л.І. робота ведеться у відповідності до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами), Законів України «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», внутрішніх організаційних документів. В суді ведуться номенклатурні справи №02-01 «Провадження за зверненнями громадян, установ, організацій (пропозиції, заяви, скарги)» , №02-02 « Запити на інформацію згідно з ЗУ «Про доступ до публічної інформації», №02-03 Журнал обліку особистого прийому громадян», №02-04 «Журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян».
Порядок реєстрації та обліку вхідних документів відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами)
На виконання Плану роботи Погребищенського районного суду Вінницької області у І півріччі 2020 року, заступником керівника апарату суду Янівець Т.О. проведено перевірку порядку прийому кореспонденції, реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції в КП «Д-3».
За результатами перевірки встановлено що всі вхідні документи реєструються в загальній канцелярії Погребищенського районного суду Вінницької області в комп’ютерній програмі «Д-3» відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами), Інструкції користувача комп’ютерної програми «Д-3» та Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від Рішення Ради суддів України від 26.11.2010 року № 30 (зі змінами). Судові справи канцелярією передаються суддям на розгляд, щоденно друкуються реєстри передачі справ.
Порядок створення справ в КП «Д-З», достовірність та повнота інформації при реєстрації документів засобами КП «Д-З»
Відповідно до Графіка перевірок роботи працівників апарату суду у І півріччі 2020 року були проведені перевірки своєчасності та правильності розподілу судових справ, правильності ведення та заповнення обліково-статистичних карток.
За результатами перевірки встановлено, що ОСК по справах реєструються (створюються) у відповідності до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами), Інструкції користувача комп’ютерної програми «Д-3» та Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від Рішення Ради суддів України від 26.11.2010 року № 30 (зі змінами).
Матеріали, що надійшли до суду реєструються в КП «Д-3» в день надходження.
Перевіркою повноти внесених відомостей до ОСК по справах встановлено, що розділи заповнюються відповідно до Інструкцій, крім випадків, коли необхідна інформації відсутня при подачі документів.
Також перевіркою встановлено наявність поодиноких випадків помилок в заповненні ОСК на кримінальне провадження після розгляду справи, а саме: кримінальне провадження 144/927/20 в картці обліку сум шкоди, завданої злочином, в розділі ІІІ відомостей про матеріальні збитки, ч.2 ст.190 вказана як розкрадання, натомість має стояти відмітка «інші злочини».
ОСК № 143/100/20 в розділі 18. Призначення справи до розгляду крайня внесена дата слухання 8.07.2020, вирок винесений 9.07.2020.
ОСК № 143/1209/20 кримінальне провадження по обвинуваченні Осикового О.О. за ч.2 ст.309 КК України в рядку 45 відомостей про учасників процесу не зазначена стаття за якою обвинувачується підозрюваний у справі.
ОСК № 143/1066/20 у справі про адміністративне правопорушення відносно Сердюка А.Ф. за ст..124 КУпАП у блоці відомостей про особу не вказано «рід зайняття».
ОСК № 143/983/20 у цивільній справі за позовом Державного ощадного банку України до Козакевич Ю.П. про стягнення боргу за кредитним договором не вірно вказаний рядок звіту, а саме не конкретизований вид кредиту.
За результатами перевірки, відповідальним за реєстрацію матеріалів в КП «Д-3» працівникам апарату суду (Жилюк І.О., Трофимчук К.В., Ковальчук А.А.) наголошено на необхідності більш уважно вносити відомості до ОСК по справах. Усі виявлені недоліки невідкладно виправилися.
Ведення номенклатурних справ працівниками канцелярій суду
Заступником керівника апарату суду Янівець Т.О. проведено перевірку порядку ведення номенклатурних справ працівниками канцелярії суду.
За результатами перевірки встановлено, що працівниками канцелярій суду ведуться номенклатурні справи відповідно до Номенклатури справ Погребищенського районного суду Вінницької області на 2020 рік, Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами), посадових інструкцій працівників апарату та їх функціональних обов’язків.
За висновками перевірки встановлено, що номенклатурні справи наявні в повному обсязі. Документи після їх опрацювання вкладаються вчасно до відповідних номенклатур відповідальними особами.
За результатами перевірки, відповідальним за ведення номенклатурних справ наголошено на необхідності вчасно продовжувати вносити інформацію до вказаних номенклатурних справ.
У ході перевірки було встановлено, що всі журнали, передбачені Номенклатурою прав Погребищенського районного суду Вінницької області на 2020 рік прошиті та пронумеровані, підписані головою суду та скріплені відбитком гербової печатки.
Всі журнали заповнюються охайно, виправлення за допомогою коректора зустрічаються, але їх кількість незначна, тому немає необхідності описувати конкретні випадки. Записи акуратні, розбірливі.
Також перевірці підлягали реєстри судових справ і матеріалів переданих на розгляд головуючому судді Недоліків ведення Реєстрів не виявлено, справи передаються судді в день їх реєстрації. Наприклад 17.12.2020 головуючому судді Бойку А.В. справи передавались 3 рази, що підтверджують реєстри справ і матеріалів переданих на розгляд, аналогічна ситуація 01.12.2020
Правильність та своєчасність відправки судових рішень до ЄДРСР, проставляння дати набрання законної сили судовими рішеннями, направленими до ЄДРСР
Проведено перевірку своєчасності відправки судових рішень до ЄДРСР, проставляння дати набрання законної сили судовими рішеннями, направленими до ЄДРСР.
За результатами перевірки встановлено, що рішення Погребищенського районного суду Вінницької області регулярно та своєчасно направляються до ЄДРСР. Кількість рішень, відправлених до ЄДРСР, відповідає кількості ухвалених рішень суддями, які підлягають відправленню до ЄДРСР.
Дата набрання законної сили судовими рішеннями, направленими до ЄДРСР проставлена в процесуальних документах. Не проставлені дати набрання рішенням законної сили у випадках апеляційного оскарження рішення (вироку, ухвали, постанови) по справі та за відсутності зворотного повідомлення про отримання відповідачем судового наказу.
Своєчасність передачі судових справ до канцелярій суду після розгляду
Проведено перевірку своєчасності передачі судових справ до канцелярій суду після розгляду справи суддею.
За результатами перевірки встановлено, що судові справи своєчасно передаються секретарями судового засідання до канцелярії суду після розгляду відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами).
Виявлено поодинокі випадки тривалої затримки справи у секретарів судового засідання, які не призвели до будь-яких наслідків.
В процесі вивчення роботи канцелярії було вибірково перевірено порядок оформлення документів у цивільних, адміністративних, кримінальних справах, справах про адміністративні правопорушення.
Матеріали, які надходять до суду підшиваються відповідно до хронології. Сторони по справах належним чином повідомляються про рух справи, про що свідчать їх розписки про отримання повідомлень про день та час розгляду справи, або повідомлення про доставку повісток у вигляді СМС-повідомлення.
Заповнення обкладинок на справу здійснюється належним чином, на справах, які були оглянуті у канцелярії, були вказані дати розгляду справи, зроблений опис документів.
Всі матеріали, які мають відношення до конкретної справи у порядку виконання, підшиваються до справи з продовженням опису документів по справі.
За результатами перевірки рекомендовано секретарям судового засідання дотримуватися строків передачі справ до канцелярії після їх розгляду суддями.
Стан ведення діловодства в архіві суду
Відповідальною за архів суду визначено секретаря суду Трофимчук Катерину Василівну.
Ведення архівної справи здійснюється згідно з вимогами Інструкції про порядок передачі до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передачі до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду (далі - Інструкції про передання справ до архіву суду),затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 15.12.2011 № 168 (зі змінами) та Переліку судових справ, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 07.12.2017 № 1087.
Організація роботи архіву суду ведеться відповідно до Положення про архівний підрозділ Погребищенського районного суду Вінницької області, затвердженого наказом суду від 30.01.2020 №09-од
Відповідно до наведеної вище Інструкції, у суді створено експертну комісію суду (далі ЕК) з числа працівників апарату суду.
Положення про ЕК Погребищенського районного суду Вінницької області затверджено наказом суду від 30.01.2020 №09-од.
План роботи архіву суду на 2020 рік затверджений керівником апарату суду 26.12.2019.
План роботи ЕК на 2020 рік затверджений керівником апарату суду 26.12.2019.
Засідання ЕК проводилося 28.10.2020.
Номенклатура справ Погребищенського районного суду на 2020 рік схвалена протоколом засідання ЕК Погребищенського районного суду від 27.11.2019 № 4, протоколом ЕК архівного сектору Погребищенської РДА та затверджена головою суду. Введена в дію з 01.01.2020 наказом голови суду.
В архіві Погребищенського районного суду Вінницької області зберігаються документи за 1944-2019 роки. Це справи постійного, тривалого (понад 10 років), справи тимчасового зберігання (кримінальні, цивільні, адміністративні справи, справи про адміністративні правопорушення, справи загального діловодства, журнали та картотеки).
Усі справи, які зберігаються в архіві суду, систематизуються у в’язки. На кожну в’язку прикріплюється ярлик, на якому вказується перший і останній номери справ, які містяться у в’язці, та відповідний рік.
Вилучені зі знищених справ оригінали судових рішень підшиті в книги з пронумерованими сторінками та зберігаються по рокам.
Справи з архіву видаються для ознайомлення за резолюцією судді або голови суду на підставі письмової вимоги (заяви) особам зазначеним п.1 розділу 10 Інструкції з діловодства суду.
Відповідно до інструкції з діловодства факт ознайомлення із матеріалами справи фіксується в журналі видачі судових справ.
Передача справ на зберігання до архіву суду здійснюється після внесення відповідної інформації до КП «Д-3».
Щорічно експертною комісією суду проводиться відбір справ для знищення. Описи та акти на знищення схвалені ЕК суду та архівним відділом Погребищенської районної державної адміністрації та погоджені експертною-перевірною комісією Державного архіву Вінницької області.
Описи та акти про знищення справ зберігаються в окремій справі.
Усі справи, які було оглянуто, мають внутрішній опис документів, кількість аркушів у справі, вказаних у внутрішньому описі, відповідає реальній кількості аркушів. Також, на обкладинках оглянутих справ є відмітка про термін зберігання справи та підпис судді, що підтверджує, що у суді дотримуються вимог щодо оформлення справи після її розгляду та порядку передачі справ в архів суду.
Усі оглянуті судові справи містять засвідчуваний напис, який складено відповідно до вимог Інструкції.
Відповідно до плану роботи архіву суду, плану роботи експертної комісії протягом 2020 року експертною комісією було проведено науково-технічне опрацювання документів архіву Погребищенського районного суду Вінницької області за 2011-2012 роки. За результатами проведеної роботи складено відповідні описи. На документи, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення складені акти про вилучення їх для знищення.
Дані описи та акти були схвалені на засіданні ЕК суду 28.10.2020 № 1 та погоджені ЕПК Державного архіву Вінницької області від, 10.11.2020 №10.
Подальша робота щодо науково-технічного опрацювання документів архіву суду запланована на 2021 рік. Наразі проводиться впорядкування архіву за 2013 рік.
Висновки
На підставі перевірки стану ведення діловодства в Погребищенському районному суді Вінницької області у 2020 році можна зробити висновок про задовільний рівень стану судового діловодства.
Для забезпечення більш високого стану організації судового діловодства рекомендовано:
Керівник апарату
Погребищенського районного суду Л.І.Павлюк
Вінницької області
_03_03.png)
