ДОВІДКА Про результати перевірки стану ведення діловодства в Погребищенському районному суді Вінницької області

                                                                              Керівнику апарату

Погребищенського  районного суду

Вінницької області

Лесі ПАВЛЮК

ДОВІДКА

Про результати перевірки стану ведення діловодства

в Погребищенському районному суді Вінницької області

     Відповідно до п. 9 розділу І Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (у редакції наказу Державної судової адміністрації України від 17.10.2023 №485) мною, консультантом суду Іриною Жилюк, здійснено перевірку організації роботи Погребищенського районного суду Вінницької  області за період з 01 листопада 2022 року по 30 листопада 2023 року.

     Перевірка стану організації роботи Погребищенського районного суду Вінницької області включала наступні питання:

-    загальні питання ведення судового діловодства;

-  дотримання вимог Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, Положення про автоматизовану систему документообігу суду   щодо реєстрації судових справ і матеріалів у день надходження до суду та проведення автоматизованого розподілу справ.

-  порядок створення справ в КП «Д-З», достовірність та повнота реєстрації та переміщень документів засобами КП «Д-З». Повнота внесення інформації до ОСК

-     ведення номенклатурних справ працівниками канцелярій суду;

 - стан та оперативність заповнення карток на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження та порядок їх зберігання в суді;

 -   причини зміни залишку на початок звітного періоду;

 -  своєчасність передачі судових справ до канцелярій суду після розгляду;

 -  стан ведення діловодства в архіві суду.

               Загальні питання ведення судового діловодства

     Діловодство Погребищенського районного суду Вінницької області області ведеться державною мовою. Організацію діловодства в суді та контроль за додержанням установлених правил роботи з документами забезпечує керівник апарату суду Леся Павлюк, яка забезпечує також організацію роботи працівників апарату суду, їх взаємодію у виконанні завдань, покладених на апарат, щодо організаційного забезпечення діяльності місцевого суду.

    В своїй роботі працівники Погребищенського районного суду Вінницької області керуються Інструкцією з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.                          Журнали, які передбачені Інструкцією ведуться належним чином, прошиті пронумеровані та скріплені гербовою печаткою та підписом голови суду.

     Плани роботи суду складаються на півріччя, вони містять відомості про характер заходів, їх виконавців, строки виконання та відмітку про виконання. В січні 2023 року головою суду затверджений Плани роботи Погребищенського районного суду Вінницької області на І півріччя 2023 року. Є відмітки про виконання. В липні 2023 року головою суду затверджений План роботи Погребищенського районного суду Вінницької  області на ІІ півріччя 2023 року. Відмітки проставляються по мірі виконання поставлених завдань згідно з датою виконання.

     При вивченні встановлено, що планами роботи передбачаються заходи, спрямовані на організаційне забезпечення діяльності суду, перевірки роботи окремих підрозділів суду, вивчення, аналізи та узагальнення судової практики, вони є обґрунтованими, відображають роботу суду з різних напрямків – організаційну, аналітичну, кадрову, проведення семінарів та навчань працівників апарату, інше.

      Виконавцями чітко дотримуються строки проведення запланованих заходів, щодо кожного заходу в наряді міститься відповідний документ про його проведення -  аналізи, письмові довідки, акти перевірок.

     В суді на постійній основі проводяться навчання, доповіді за кожною темою.

     Проводяться наради (збори) з працівниками апарату суду. У період з 01.11.2022 по 31.11.2023 проведено 14 нарад. Проведення оперативних нарад оформлюються протоколами (номенклатурна справа № 01-14).

     В суді ведеться Номенклатура справ суду, затверджена 29.12.2022 головою суду, відповідає вимогам Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, зареєстрованого у міністерстві юстиції України 17.04.2012 року за № 571/20884 та Переліку судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженого Наказом Державної судової адміністрації України 07.12.2017 за № 1087.

     Ведеться робота зі зверненнями громадян та інформаційними запитами (розділ 2 номенклатури справ суду). Керівником апарату суду Павлюк Л.І. робота ведеться у відповідності до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами), Законів України «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», внутрішніх організаційних документів. В суді ведуться номенклатурні справи №02-01 «Провадження за зверненнями громадян, установ, організацій (пропозиції, заяви, скарги)» , №02-02 « Запити на інформацію згідно з ЗУ «Про доступ до публічної інформації», №02-04 Журнал обліку особистого прийому громадян», №02-05 «Журнал реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян».

Дотримання вимог Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, Положення про автоматизовану систему документообігу суду   щодо реєстрації судових справ і матеріалів у день надходження до суду та проведення автоматизованого розподілу справ.

    В ході перевірки встановлено, що всі вхідні документи реєструються в загальній канцелярії Погребищенського районного суду Вінницької області в комп’ютерній програмі «Д-3» відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України,  Інструкції користувача комп’ютерної програми «Д-3» та Положення про автоматизовану систему документообігу суду. Судові справи канцелярією передаються суддям на розгляд, щоденно друкуються реєстри передачі справ.

Автоматизований розподіл судових справ здійснюється відповідно до Положення про АСДС у день надходження судової справи (матеріалів кримінального провадження).

Проте, в період з 01 листопада 2022 року по 31 листопада 2023 року 9 цивільних справ були  розподілені не в день надходження.  Відповідно до протоколу щодо неможливості автоматизованого розподілу судової справи між суддями, призначення в цей день не відбулося, оскільки не вистачало потрібної кількості суддів для розподілу справи (відпустка суддів). Автоматизований розподіл із визначенням головуючого судді у цій справі був проведений у робочий день, наступний за днем, коли відпали обставини відсутності суддів.

Порядок створення справ в КП «Д-З», достовірність та повнота інформації при реєстрації документів засобами КП «Д-З»

     Проведено перевірку своєчасності та правильності розподілу судових справ, правильності ведення та заповнення обліково-статистичних карток.

     За результатами перевірки встановлено, що ОСК по справах реєструються (створюються) у відповідності до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, Інструкції користувача комп’ютерної програми «Д-3» та Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

     Матеріали, що надійшли до суду реєструються в КП «Д-3» в день надходження.

Перевіркою повноти внесених відомостей до ОСК по справах встановлено, що розділи заповнюються відповідно до Інструкцій, крім випадків, коли необхідна інформації відсутня при подачі документів.

      Також перевіркою встановлено наявність поодиноких випадків помилок в заповненні ОСК, зокрема в ОСК на цивільні справи 143/632/23 та 143/758/22 виявлена відсутність відмітки дати призначення до судового розгляду та причини не розгляду (п.12.1).

     В ОСК справи №143/98/23 поле «Дата призначення справи до підготовчого судового засідання» не заповнене.

     ОСК №143/569/23 у справі про адміністративне правопорушення заповнене поле 14 «Дата повернення справи», проте не заповнена причина повернення справи.

       Усі виявлені недоліки невідкладно виправилися.

Ведення номенклатурних справ працівниками канцелярій суду

     Проведено перевірку порядку ведення номенклатурних справ працівниками канцелярії суду.

   За результатами перевірки встановлено, що працівниками канцелярії суду ведуться номенклатурні справи відповідно до Номенклатури справ Погребищенського районного суду Вінницької області на 2021 рік, Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами), посадових інструкцій працівників апарату та їх функціональних обов’язків.

    За висновками перевірки встановлено, що номенклатурні справи наявні в повному обсязі. Документи після їх опрацювання вкладаються вчасно до відповідних номенклатурних справ відповідальними особами.

    За результатами перевірки, відповідальним за ведення номенклатурних справ наголошено на необхідності вчасно продовжувати вносити інформацію до вказаних номенклатурних справ.

     У ході перевірки було встановлено, що всі журнали, передбачені Номенклатурою прав Погребищенського районного суду Вінницької області на 2022 та 2023 роки прошиті та пронумеровані, підписані головою суду та скріплені відбитком гербової печатки.

     Всі журнали заповнюються охайно, виправлення за допомогою коректора зустрічаються, але їх кількість незначна, тому немає необхідності описувати конкретні випадки. Записи акуратні, розбірливі.

       Також перевірці підлягали реєстри судових справ і матеріалів переданих на розгляд головуючому судді, недоліків у веденні Реєстрів не виявлено, справи передаються судді в день їх реєстрації.

Стан та оперативність заповнення карток на особу,

стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження та порядок їх зберігання в суді

Відповідальною за формування карткок на особу, стосовно якої розглянуто матеріали кримінального провадження призначено консультанта Ірину Жилюк.

Робота з картками на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальне провадження ведеться у відповідності до вимог Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої наказом ДСА України від 05.12.2013 №169.

Картка формується одразу після винесення судового рішення тільки стосовно осіб, щодо яких до суду на розгляд надійшли обвинувальні акти, клопотання про звільнення від кримінальної відповідальності, про застосування примусових заходів медичного характеру або про застосування до неповнолітнього обвинуваченого примусових заходів виховного характеру, чи стосовно яких розпочате кримінальне провадження у формі приватного обвинувачення, а у разі направлення матеріалів кримінального провадження за підсудністю, картка на особу не заповнюється.

На кожну особу, стосовно якої розглядалися матеріали кримінального провадження, формується окрема картка.

За період з 1 листопада 2022 року по 31 листопада 2023 року в суді сформовано 69 карток.

Картки заповнюються в повному обсязі, всі пункти відповідають дійсності.

У разі подання апеляційної скарги на рішення суду у відомостях про апеляційне оскарження робиться відповідна відмітка.

Розділ картки щодо дати набрання законної сили заповнюється (якщо судове рішення не оскаржувалося) на наступний день після набрання судовим рішенням (вироком, ухвалою) законної сили.

 Перевіркою встановлено, що кількість карток сформованих судом у звітному періоді, відповідає кількості засуджених, осіб, кримінальні провадження щодо яких закрито, осіб, до яких застосовані примусові заходи медичного характеру або примусові заходи виховного характеру.

    Своєчасність передачі судових справ до канцелярій суду після розгляду

     Проведено перевірку своєчасності передачі судових справ до канцелярій суду після розгляду справи суддею.

    За результатами перевірки встановлено, що судові справи своєчасно передаються секретарями судового засідання до канцелярії суду після розгляду відповідно до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814 (зі змінами).

     Виявлено поодинокі випадки тривалої затримки справи у секретарів судового засідання, які не призвели до будь-яких наслідків.

     В процесі вивчення роботи канцелярії було вибірково перевірено порядок оформлення документів у цивільних, адміністративних, кримінальних справах, справах про адміністративні правопорушення.

     Матеріали, які надходять до суду підшиваються відповідно до хронології. Сторони по справах належним чином повідомляються про рух справи, про що свідчать їх  розписки про отримання повідомлень про день та час розгляду справи, або повідомлення про доставку повісток у вигляді СМС-повідомлення.

     Заповнення обкладинок на справу здійснюється належним чином, на справах, які були оглянуті у канцелярії, були вказані дати розгляду справи, зроблений опис документів.

     Всі матеріали, які мають  відношення до  конкретної справи  у порядку виконання, підшиваються до справи з продовженням опису документів по справі.

    За результатами перевірки рекомендовано секретарям судового засідання дотримуватися строків передачі справ до канцелярії після їх розгляду суддями.

Стан ведення діловодства в архіві суду

    Відповідальною за архів суду визначено секретаря суду Трофимчук Катерину Василівну.

     Ведення архівної справи здійснюється згідно з вимогами Інструкції про порядок передачі до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передачі до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду (далі - Інструкції про передання справ до архіву суду),затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 15.12.2011 № 168 (зі змінами) та Переліку судових справ, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого  наказом Державної судової адміністрації України від 07.12.2017 № 1087.

    Організація роботи архіву суду ведеться відповідно до Положення про архівний підрозділ Погребищенського районного суду Вінницької області, затвердженого наказом суду від 30.01.2020 №09-од

     Відповідно до наведеної вище Інструкції, у суді створено експертну комісію суду (далі ЕК) з числа працівників апарату суду.

    Положення про ЕК Погребищенського районного суду Вінницької області затверджено наказом суду від 30.01.2020 №09-од.

     Номенклатура справ Погребищенського районного суду на 2022 та на 2023 роки схвалені протоколами засідання ЕК Погребищенського районного суду, введені в дію  відповідними наказами голови суду.

     В архіві Погребищенського районного суду Вінницької області зберігаються документи за 1944-2022 роки. Це справи постійного, тривалого (понад 10 років), справи тимчасового зберігання (кримінальні, цивільні, адміністративні справи, справи про адміністративні правопорушення, справи загального діловодства, журнали  та картотеки).    

     Усі справи, які зберігаються в архіві суду, систематизуються у в’язки. На кожну в’язку прикріплюється ярлик, на якому вказується перший і останній номери справ, які містяться у в’язці, та відповідний рік.

     Вилучені зі знищених справ оригінали судових рішень підшиті в книги з пронумерованими сторінками та зберігаються по рокам.

     Справи з архіву видаються для ознайомлення за  резолюцією судді або голови суду на підставі письмової вимоги (заяви) особам зазначеним п.1 розділу 10 Інструкції з діловодства суду.

     Відповідно до інструкції з діловодства факт ознайомлення із матеріалами справи фіксується в журналі видачі судових справ.

     Передача справ на зберігання до архіву суду здійснюється після внесення відповідної інформації до КП «Д-3».   

     Усі справи, які було оглянуто, мають внутрішній опис документів, кількість аркушів у справі, вказаних у внутрішньому описі, відповідає реальній кількості аркушів. Також, на обкладинках оглянутих справ є відмітка про термін зберігання справи та підпис судді, що підтверджує, що у суді дотримуються вимог щодо оформлення справи після її розгляду та порядку передачі справ в архів суду. 

    Усі оглянуті судові справи містять засвідчуваний напис, який складено відповідно до вимог Інструкції.

   В 2023 році експертною комісією було проведено науково-технічне опрацювання документів архіву Погребищенського районного суду Вінницької області за 2016-2019 роки. За результатами проведеної роботи складено відповідні описи. На документи, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення складені акти про вилучення їх для знищення. Дані описи та акти були передані для погодження ЕПК Державного архіву Вінницької області.

     Наразі проводиться впорядкування архіву за 2020-2022 роки.

Висновки

          На підставі перевірки стану ведення діловодства в Погребищенському районному суді Вінницької  області у період з 01 листопада 2022 по 31 листопада 2023 можна зробити висновок  про задовільний  рівень стану судового діловодства.

Для забезпечення більш високого стану організації судового діловодства рекомендовано:

    -  відповідальним особам за рух судових справ  запровадити щомісячну практику формування  звітів усіх видів судочинства задля своєчасного виявлення помилок, моніторингу причин їх виникнення та з метою недопущення таких помилок в кінці звітного періоду.

     - при проведенні навчань з працівниками апарату суду особливу увагу приділяти темі своєчасного та достовірного заповнення ОСК;

     - старшому секретарю суду Руслані Хамандяк посилити контроль за веденням діловодства в Погребищенському районному суді Вінницької області та доповідати про стан ведення судового діловодства керівнику апарату суду на нарадах працівників суду, в разі виявлення порушень доповідати невідкладно;

інформацію, викладену у даній Довідці довести до відома працівників апарату суду.

Консультант

Погребищенського районного суду                                         Ірина ЖИЛЮК

Вінницької області

14.12.2023