Засади використання автоматизованої системи документообігу суду

ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол зборів суддів

Погребищенського  районного суду

Вінницької області

Від 14.09.2020 №4

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в Погребищенському районному суді Вінницької області

1. Загальні положення.

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (далі Засади) в Погребищенському районному суді Вінницької області (далі – суд)  розроблено  відповідно  до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного  процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 року № 30 (далі Положення про АСДС).

• В суді використовується комп’ютерна програма «Д-3», розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.
• Збори суддів, відповідно до Положення про АСДС та Положення про збори суддів Погребищенського  районного суду Вінницької області (далі Положення про збори суддів) мають повноваження щодо:
• розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи;
• затвердження Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.

         У разі внесення змін до Засад збори суддів новим рішенням затверджують Засади в новій редакції.

1.4.Автоматизована система в суді забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді відповідно до розділу ІІ Положення про АСДС.

1.5. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

1.6. Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює головний спеціаліст (з інформаційних технологій).

1.7. Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням про АСДС та цими Засадами інформацію.

1.8. Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку визначеному Законом України «Про електронний цифровий підпис».

• Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги Положення про АСДС та цих Засад, забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
• Відповідно до Положення про АСДС, персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – головний спеціаліст (з інформаційних технологій).
• Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.
• Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції суду, розподіл судових справ між суддями, визначення присяжних, внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили, надання інформації про стан розгляду судових справ, централізоване зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених в суді, надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших органів і установ, підготовка статистичних даних, передача судових справ до електронного архіву здійснюється у відповідності до вимог Положення про АСДС та цих Засад.

2. Особливості функціонування автоматизованої системи в суді.

2.1. Після реєстрації  справи  в КП «Д-3»  здійснюється її  автоматизований розподіл  та передача головуючому судді.

2.2. Розподіл справ  у суді  здійснюється в день їх реєстрації на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи.

2.3. Справи передаються головуючому  судді протягом робочого дня відповідно до реєстру,  або наступного робочого дня, справи, що підлягають негайному розгляду, передаються невідкладно.

2.4. У суді застосовується :

- автоматизований розподіл  справ під час їх реєстрації;

- розподіл справ шляхом їх передачі раніше  визначеному судді;

- повторний автоматизований розподіл справ.

2.5. Окрім випадків встановлених в п.п. 2.3.3. Положення про АСДС, справи не розподіляються конкретному судді під час перебування судді (суддів) у нарадчій кімнаті понад один робочий день.

   Також зменшено кількість днів у які не розподіляються справи щодо конкретного судді, а саме за 5 робочих днів до початку відпустки судді, якщо її тривалість становить не менше 14 календарних днів.

  2.6. Табель обліку робочого часу в автоматизованій системі документообігу суду заповнює консультант суду по роботі з персоналом перед проведенням автоматизованого розподілу судових справ, зокрема:

 - відмітка у табелі про причини тимчасової відсутності судді «відпустка», «відрядження» проводиться на підставі наказу голови суду про відрядження чи надання відпустки судді.

- відмітка «нарадча кімната» та зняття цієї відмітки проводиться за резолюцією керівника апарату на доповідній записці секретаря судових засідань про початок та закінчення строку перебування судді (суддів) у нарадчій кімнаті. У разі необхідності до доповідної може бути долучено копію журналу судового засідання про початок та закінчення строку перебування судді (суддів) у нарадчій кімнаті;

- відмітка «хвороба» проводиться в перший день непрацездатності на підставі усного повідомлення судді   консультанту суду по роботі з персоналом, про його непрацездатність, підтвердженого в подальшому належно оформленим листком непрацездатності.

2.7. Раніше визначеному в справі головуючому судді справи та матеріали передаються відповідно до п.п. 2.3.43 – 2.3.45 Положення про АСДС, з урахуванням положень цих Засад.

    Раніше визначеному в справі головуючому судді передаються судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, незалежно від дати надходження справи, у разі, якщо попередня судова справа суддею не розглянута.

   У разі тимчасової відсутності раніше визначеного у  справі головуючого судді (відпустка, відрядження, хвороба, перебування у нарадчій кімнаті), якщо незалежно від терміну відсутності судді, зазначені в п.п. 2.3.43 – 2.3.45 Положення про АСДС справи та матеріали, де відсутність судді перевищує строки, встановлені законом для розгляду таких справ та матеріалів, вони  передаються для повторного автоматизованого розподілу (в тому числі скарги та клопотання по одному кримінальному провадженню). У разі якщо тимчасова відсутність судді не впливає негативно на строки розгляду таких справ та матеріалів, такі справи розподіляються раніше визначеному в справі головуючому судді і до них обов’язково секретарем судових засідань підшивається довідка або копія наказу про причини тимчасової непрацездатності судді. По реєстру такі справи передаються головуючому судді в його перший робочий день після тимчасової відсутності.

    У виняткових випадках: при надходженні заяви про виправлення описки, роз’яснення судового рішення, винесення додаткового рішення такі заяви в день їх надходження розподіляються раніше визначеному судді та передаються йому по реєстру у перший робочий день.

2.8. У разі якщо до суду надійшла заява (клопотання, подання) по справам та матеріалам, які були розглянуті в суді до 01.01.2011 року та не внесені до КП «Д-3» (далі архівні справи), старший секретар суду, секретарі суду або консультант суду, відповідно до своїх функціональних обов’язків користувача, створюють в КП «Д-3» ОСК на архівну справу та відключають її від статзвіту. Якщо на момент надходження заяви (клопотання, подання), суддя який приймав рішення у цій справі працює в суді, то такі матеріали передаються йому в порядку визначеному в Положенні про АСДС та цих Засадах. Якщо суддя на момент настання цих обставин не працює в суді, то така заява (клопотання, подання) підлягає автоматизованому розподілу між суддями.

2.9.Окрім підстав визначених у п.п. 2.3.49 – 2.3.52, за розпорядженням керівника апарату суду повторний автоматизований розподіл судових справ також здійснюється у разі:

-  автоматичного розподілу справ судді у перший день тимчасової непрацездатності, якщо такі справи не були передані йому по реєстру;

-  коли існує об’єктивна необхідність невідкладного чи негайного вирішення справи, а головуючий суддя зайнятий в іншому процесі, перебуває у нарадчій кімнаті, тощо;

- вирішення питання суддею про окремий розгляд кримінальних проваджень щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України. У такому випадку підставою для винесення розпорядження про повторний автоматизований розподіл кримінального провадження є довідка судді про те, що він прийняв рішення про окремий розгляд таких проваджень.

- надання суддею (а у разі його відсутності помічником судді) вмотивованої службової записки керівнику апарату з перерахуванням обставин для здійснення повторного автоматичного розподілу судової справи у разі коли не проведення повторного автоматичного розподілу може негативно впливати на строки розгляду судової справи.

   У разі помилково визначеної спеціалізації  чи складу суду (один суддя замість трьох), неправильності налаштування табелю робочих днів суддів, особа яка здійснює автоматизований розподіл справ, та/або  консультант суду по роботі з персоналом надає керівнику апарату доповідну записку, в якій повідомляє про причини настання вищеназваних обставин.

• Якщо під час  автоматизованого розподілу справи  комп’ютерною програмою «Д-3» сформовано документ «Неможливість розподілу справи», уповноважена особа апарату суду негайно повідомляє про це керівника апарату суду. Коли причиною неможливості автоматизованого розподілу є недостатня кількість суддів, керівник апарату суду  негайно повідомляє  голову суду для вирішення вказаного питання.

2.10. У разі коли присяжний, який визначений КП «Д-3» для участі в конкретній справі, увільнений від виконання обов’язків присяжного на підставі наказу голови суду, секретар судового засідання подає таку справу до канцелярії суду для заміни присяжного. Підставою для заміни є наказ голови суду про увільнення присяжного.

• Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення про АСДС  фіксуються  актами, складеними  комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка  виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення,  вжитих для їх усунення заходів  ( до складу комісії входять  консультант з кадрової роботи, старший секретер  суду та головний спеціаліст з інформаційних технологій). Електронні примірники зазначених актів вносяться до  автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після усунення обставин. 

2.12. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після  налагодження роботи  автоматизованої системи.

2.13. У разі настання обставин, визначених у п.п. 2.11 цих Засад, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян та строків розгляду справ, здійснюється головою суду згідно черговості за списком суддів, складеним в алфавітному порядку з урахуванням даних табеля обліку робочого часу суддів та п.п. 2.3.13 Положення про АСДС.

2.14. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у п.п. 2.11 цих Засад, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням про АСДС інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.

2.15. Ці Засади є невід’ємним додатком до Положення про АСДС та набувають чинності з дня їх затвердження Зборами суддів.

2.16. У разі внесення змін до цих Засад, збори суддів новим рішенням затверджують їх у новій редакції.